Perjalanan dinas atau business trip adalah kegiatan yang digunakan institusi atau perusahaan sebagai bagian dari strategi untuk pengembangan bisnis, menjalankan project atau mendapatkan pelatihan lewat seminar.
Ada beberapa tahapan yang harus dilewati dalam proses pengajuan perjalanan dinas. Salah satunya adalah tahapan pengajuan perjalanan dinas. Pada tahapan ini, perusahaan dapat menunjuk karyawan atau karyawan mengajukan diri untuk melakukan perjalanan dinas.
Pengertian Surat Perjalanan Dinas (SPD)
Pada proses pengajuan perjalanan dinas, diperlukan dokumen pengantar yang menjelaskan perihal rencana dan tujuan dari kegiatan perjalan dinas tersebut. Dokumen tersebut dikenal sebagai Surat Perjalanan Dinas (SPD).
Di dalam SPD, penerima tugas akan menerima mandat dari pemberi tugas, institusi atau perusahaan, dan SPD dapat menjadi bukti yang digunakan terkait pengajuan dana perjalanan dinas, pembelian tiket dan akomodasi hotel.
Tujuan Surat Perjalanan Dinas (SPD)
Surat Perjalanan Dinas (SPD) dibuat dengan tujuan sebagai penjelasan kepada penerima mandat mengenai perjalanan dinas; lokasi, jangka waktu dan tujuan. Selain itu, Surat Perjalanan Dinas (SPD) dapat digunakan untuk memberikan informasi penting apabila dibutuhkan sebagai persyaratan dalam menjalankan tugas misal pelatihan, seminar atau kick-off project.
Bagian-bagian Surat Perjalanan Dinas (SPD)
Surat Perjalanan Dinas (SPD) dibuat sebagai dokumen valid yang menginformasikan perjalanan dinas yang dilakukan oleh anggota institusi atau karyawan dari sebuah perusahaan. Sebagai pemegang Surat Perjalanan Dinas (SPD), penerima mandat dapat menjalankan kewajibannya sesuai dengan mandat yang tertera di Surat Perjalanan Dinas (SPD).
Surat Perjalanan Dinas (SPD) memiliki beberapa bagian penting yang dapat dijadikan acuan pada saat membuat Surat Perjalanan Dinas (SPD):
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Bagian Kepala Surat atau biasa disebut kop surat berisi nama institusi, logo, nama perusahaan.
2. Tanggal Surat
Bagian dari Surat Perjalanan Dinas (SPD) yang menjelaskan tanggal penerbitan Surat Perjalanan Dinas (SPD)
3. Nomor Surat
Bagian dari Surat Perjalanan Dinas (SPD) yang menginformasikan nomor dan kode Surat Perjalanan Dinas (SPD).
4. Lampiran dan Perihal
Bagian ini menyatakan dokumen pendukung atau lampiran Surat Perjalanan Dinas (SPD) apabila dibutuhkan.
5. Bagian Isi Surat
Pada bagian ini, penulis Surat Perjalanan Dinas (SPD) mencantumkan dengan jelas identitas pemberi mandat dan penerima mandat perjalanan dinas. Identitas yang dapat dicantumkan berupa nama, divisi atau departemen, jabatan dan Nomor Identitas Kepegawaian (NIK). Selain itu, informasi lokasi, tanggal, jangka waktu dan tujuan dari perjalanan dinas juga dicantumkan secara jelas.
6. Bagian Penutup
Di akhir surat, penulis Surat Perjalanan Dinas (SPD) mencantumkan salam penutup, nama lengkap pemberi Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan tembusan surat tersebut.
Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM), Sistem Aplikasi untuk Mempermudah Proses Perjalanan Dinas
Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM) adalah sebuah sistem aplikasi yang dibuat untuk institusi atau perusahaan yang sering mengadakan perjalanan dinas. Dengan menggunakan Cherry CTM, perusahaan akan menghemat waktu dan mengefisiensi proses pengajuan perjalanan dinas, pengajuan business trip allowance, perencanaan kegiatan, pembelian tiket dan akomodasi hotel sampai dengan pelaporan perjalanan dinas.
Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM) bersifat fleksibel karena memiliki backbone pada kebijakan perusahaan. Dengan begitu, Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM) menyesuaikan benefit allowance, tiket pesawat dan akomodasi hotel berdasarkan jabatan, departemen atau variabel lainnya berdasarkan company policy.
Live notification pada Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM) juga membantu pemberi mandat dan penerima mandat untuk sama-sama menerima notifikasi approval dan rejection.
Permudah proses pengajuan perjalanan dinas di perusahaan Anda hanya dengan Cherry CTM. Segera Jadwalkan Demo Cherry CTM dan kami akan membantu Anda.
