Business trip atau perjalanan bisnis adalah salah satu strategi perusahaan untuk memperluas jaringan bisnis. Dengan banyak jaringan bisnis yang harus ditambah, perusahaan biasanya akan sering melaksanakan perjalanan bisnis.

Pada beberapa perusahaan, masih menggunakan cara manual untuk mengajukan, mencatat sampai dengan memproses laporan business trip. Proses manual ini menghabiskan banyak waktu dan sifatnya tidak efisien sehingga kurang mendukung percepatan pertumbuhan bisnis perusahaan.

Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem teknologi yang mempermudah perusahaan untuk menjalankan proses ini. Diharapkan dengan adanya sistem ini, perusahaan tidak menghabiskan banyak waktu untuk hal-hal administratif.

Benefit Allowance berdasarkan Company Policy

Menggunakan sistem teknologi dalam proses pengajuan dan pelaporan business trip adalah salah satu keuntungan. Akan tetapi, perusahaan perlu memiliki ketentuan yang mendukung perjalanan bisnis karyawan terutama terkait benefit allowance atau tunjangan karyawan.

Sejatinya, penghasilan yang didapatkan karyawan setiap bulannya terdiri dari beberapa poin selain dari gaji pokok. Setiap karyawan biasanya mendapatkan tunjangan lain misalnya tunjangan transportasi, tunjangan kesehatan, tunjangan jabatan dan tunjangan lainnya yang disesuaikan dengan company policy.

Untuk membedakan nominal yang diterima setiap karyawan biasanya berdasarkan departemen, level atau kinerja karyawan tersebut. Ini juga berlaku untuk tunjangan yang didapatkan karyawan ketika melakukan perjalanan bisnis.

Tunjangan yang dibedakan dapat berbentuk jenis pesawat, rate hotel dan uang saku yang didapatkan karyawan.Misalnya di sebuah Departemen Sales & Marketing pada PT XYZ terdapat 3 level sales: Junior, Sales, dan Manager. Departemen Human Resource (HR) dapat merancang tunjangan business tripnya menjadi:

1. Junior: 
   1. Maskapai pesawat: Sriwijaya, Batik Air
   2. Kelas kabin: Ekonomi
   3. Rate hotel: Bintang 3-4
   4. Uang saku: Rp 1.500.000
2. Sales:
   1. Maskapai pesawat: Batik Air, Citilink
   2. Kelas kabin: Ekonom, Bisnis
   3. Rate hotel: Bintang 3-4
   4. Uang saku: Rp 2.500.000
3. Manager
   1. Maskapai pesawat: Batik Air, Citilink
   2. Kelas kabin: Ekonom, Bisnis
   3. Rate hotel: Bintang 3-4
   4. Uang saku: Rp 3.750.000

Contoh kasus di atas hanya menjadi gambaran dasar yang dapat departemen Human Resource (HR) untuk merancang tunjangan karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis. Dapat disimpulkan, tunjangan karyawan terkait business trip ditentukan oleh company policy yang sebelumnya sudah dirancang oleh management perusahaan.

Selain benefit allowance yang sudah diatur oleh departemen Human Resource (HR), karyawan dapat mengajukan juga cash advance apabila uang saku yang sudah didapatkan sebelumnya terasa masih kurang. Akan tetapi, apabila proses pengajuan cash advance ini dilakukan secara manual, waktu dan jarak bisa menjadi halangan.

Oleh karena itu, perusahaan dapat menggunakan sistem teknologi untuk membantu proses pengajuan cash advance menjadi lebih mudah dan efektif.

Fitur Cash Advance di Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM)

Cherry CTM adalah salah satu teknologi termaju dan terintegrasi dengan fitur-fitur pada Cherry Apps, Human Resource Information System. Cherry CTM membantu perusahaan untuk mengelola proses business trip dari: pengajuan, pembelian tiket, pencatatan dan pelaporan kegiatan dan keuangan selama business trip.

Karena terintegrasi dengan Cherry Apps, Cherry CTM mengikuti kebijakan perusahaan terkait approval level dan benefit allowance selama business trip bagi semua karyawan. Selain itu, apabila membutuhkan uang tambahan, karyawan dapat mengajukan langsung lewat Cherry CTM. 

Alur pengajuan cash advance dengan Cherry CTM adalah:

1. Pada activity business trip yang diajukan, karyawan dapat mengajukan permintaan cash advance dari fitur Cash Advance. Masukkan nominal dan isi deskripsi pada bagian Description.

2. Klik “Submit” untuk mengajukan business trip dan cash advance tersebut.

3. Apabila pengajuan Anda sudah disetujui oleh atasan Anda, status Pending akan berubah menjadi Approved dan Anda mendapatkan notifikasinya.

4. Selamat melakukan perjalanan bisnis Anda dengan nyaman!

Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM) ada untuk mempermudah proses pengajuan business trip, membuat rencana kegiatan business trip, pengajuan penambahan dana business trip. Dalam 1 aplikasi, Anda dapat mengajukan, merencanakan, memesan tiket transportasi, sekaligus melaporkan business trip Anda. Kemudahan mengakses Cherry CTM akan meningkatkan produktivitas pekerjaan Anda selama perjalanan bisnis.

Tunggu apalagi? Segera Jadwalkan Demo Cherry CTM dan kami akan membantu Anda.