Dalam mengembangkan bisnis dari sebuah perusahaan, banyak hal yang bisa dilakukan. Salah satunya adalah dengan melakukan business trip. Banyak hal yang dapat dilakukan saat melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau ke luar negeri. Simak penjelasan detail tentang business trip di bawah ini!
Pengertian dan Tujuan Business Trip
Business Trip atau yang dikenal sebagai perjalanan bisnis adalah salah satu kegiatan perjalanan dengan maksud melaksanakan kegiatan bisnis perusahaan. Kegiatan yang dilakukan juga beragam seperti kick-off meeting, audit perusahaan, atau sekedar untuk memperluas jaringan perusahaan.
Tujuan dari business trip ditentukan berdasarkan jenis kegiatan yang dilakukan, misalnya business trip untuk mengikuti tender, business trip untuk melakukan pembukaan kantor cabang baru.
Mempersiapkan Business Trip
Sebelum mengajukan business trip, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis yaitu:
- Lokasi dan Waktu
Pastikan Anda sudah mengetahui tujuan lokasi dan kapan business trip akan dilakukan. Dengan mengetahui tujuan dan lokasi, Anda dapat merencanakan perjalanan bisnis yang lebih spesifik.
- Merencanakan Kegiatan Business Trip
Layaknya jenis perjalanan lainnya yang memerlukan rencana kegiatan yang detail, business trip juga perlu direncanakan dengan spesifik. Ini dilakukan supaya business trip dapat mencapai tujuan yang dimaksud.
Apabila business trip yang dilakukan adalah pelatihan, Anda dapat mengikuti pelatihan sampai selesai sehingga mendapatkan insight baru bahkan bisa mendapatkan sertifikasi yang dibutuhkan.
Lain halnya jika business trip yang dilakukan adalah kick off meeting untuk project baru, Anda dapat memperkenalkan atau mengenal semua orang yang terlibat dalam project tersebut. Dengan begitu, hasil dari project baru dapat dicapai sesuai dengan yang diharapkan.
Perencanaan kegiatan business trip yang spesifik akan membantu Anda untuk mempersiapkan semua kegiatan dari awal sampai pelaporan kegiatan. Anda juga dapat menambahkan kegiatan free lainnya yang dapat dilakukan saat perjalanan bisnis misalnya mengunjungi tempat wisata lokal atau membeli oleh-oleh khas daerah.
- Akomodasi Transportasi dan Hotel
Selain merencanakan kegiatan business trip, penting sekali untuk turut merencanakan akomodasi selama kegiatan business trip. Akomodasi ini termasuk kendaraan dan hotel yang akan digunakan.
- Budget Perjalanan
Dengan merencanakan akomodasi selama perjalanan bisnis, Anda juga perlu merencanakan budget yang dibutuhkan. Selain budget akomodasi, biasanya akan ada budget lainnya seperti uang saku. Budget diluar dari biaya akomodasi perjalanan biasanya sudah disesuaikan dengan departemen dan level pekerjaan Anda.
- Dokumen dan Kartu Nama
Sebelum melakukan perjalanan dinas, siapkan dokumen-dokumen penting dan kartu nama. Dokumen penting yang bisa disiapkan bisa ID card, paspor, visa, voucher hotel, tiket transportasi dan dokumen lainnya. Jangan lupa siapkan kartu nama sebagai identitas saat bertemu dengan rekan bisnis Anda.
Langkah-langkah Mengajukan Business Trip
Setelah mempersiapkan dengan matang perjalanan bisnis yang akan ditempuh, karyawan dapat mengajukan business trip secara mandiri atau ditunjuk langsung oleh perusahaan. Akan tetapi, perjalanan bisnis biasanya melalui beberapa tahap yaitu:
- Pengajuan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menunjuk karyawan tertentu melakukan perjalanan dinas. SPPD menjadi bukti valid bagi karyawan melakukan tugasnya di luar kota atau di luar negeri.
- Pengajuan Budget Akomodasi, Tiket Transportasi dan Uang Saku
Untuk tiket transportasi dan akomodasi penginapan yang akan digunakan dapat dipesan langsung oleh departemen Human Resource (HR). Akan tetapi, karyawan yang ditunjuk juga dapat mengajukan transportasi, akomodasi apa yang mau digunakan dan nominal uang saku yang dibutuhkan ke atasannya.
- Persetujuan Perusahaan
Apabila atasan menyetujui budget akomodasi hotel dan transportasi, departemen Human Resource (HR) yang akan memesan tiket transportasi dan voucher hotelnya.
- Pencairan Uang Saku
Pengajuan uang saku selama perjalanan bisnis yang sudah disetujui oleh atasan dan departemen Finance dapat dicairkan. Uang saku tersebut akan ditransfer ke rekening karyawan.
- Pelaksanaan Business Trip
Setelah tiket transportasi, akomodasi dan uang saku diterima, saatnya perjalanan bisnis dimulai. Pastikan Anda mengikuti rencana kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya. Setelah menyelesaikan perjalanan bisnis, segera laporkan penggunaan dari uang saku yang digunakan.
Cherry Corporate Travel Management: Solusi Perjalanan Bisnis untuk Anda
Proses pengajuan perjalanan bisnis yang melewati beberapa tahapan menghabiskan banyak waktu apabila ada beberapa level approval. Apabila pengajuan tidak disetujui, karyawan biasanya akan mengulang lagi proses pengajuan dari awal. Setelah business trip dilaksanakan, proses pelaporan kadang menghabiskan waktu dan miss dari pengawasan bagian keuangan perusahaan. Dibutuhkan solusi tepat untuk membantu semua orang yang terlibat dalam proses business trip ini.
Cherry Corporate Travel Management (Cherry CTM) ada untuk mempermudah proses pengajuan business trip. Dalam 1 aplikasi, Anda dapat mengajukan, merencanakan, memesan tiket transportasi dan akomodasi sekaligus melaporkan business trip Anda. Kemudahan mengakses Cherry CTM akan meningkatkan produktivitas pekerjaan Anda selama perjalanan bisnis.
Tunggu apalagi? Segera Jadwalkan Demo Cherry CTM dan kami akan membantu Anda.
